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Política de Privacidad - Protección de datos personales

ECOPROCESAMIENTO LTDA. (en adelante “ECOPROCESAMIENTO”) es responsable del uso de los datos personales que le suministran sus clientes actuales, pasados y potenciales, aliados comerciales, posibles interesados en los productos de la compañía, proveedores actuales, pasados y potenciales y empleados actuales y pasados (en adelante, los “Titulares”). En la presente Política de Privacidad se establecen las finalidades, medidas y procedimientos de nuestras bases de datos, así como los mecanismos con que los Titulares cuentan para conocer, actualizar, rectificar, suprimir los datos suministrados o revocar la autorización que se otorga con la aceptación de la presente política o solo con el hecho de su vinculación como cliente o proveedor, de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012. La adquisición de los productos y servicios ofrecidos en alguno de nuestros puntos de venta o distribuidores (en adelante, los “Productos y Servicios”) y/o la aceptación expresa o inequívoca de la presente política, implica la aceptación de los Titulares de la presente Política de Tratamiento de Datos y su autorización para los usos y tratamiento de datos personales que aquí se describen.

1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS. El responsable del tratamiento de datos personales de los Titulares es la sociedad ECOPROCESAMIENTO LTDA., domicilio y dirección en la Calle 113 No. 7 – 45 Torre B Piso 12 Bogotá, Colombia; teléfono: 6575300 los correos electrónicos: comunicaciones.corporativas-col@lafargeholcim.com, y para clientes: atencion-col@lafargeholcim.com.

2. FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS. El uso de los datos personales de los Titulares, tiene como finalidades principales la comunicación con los Titulares para efectos comerciales, de mercadeo, el procesamiento de datos para asuntos laborales (tales como administración de beneficios, planes remuneración, programas de seguros, administración de ausencias y vacaciones, viajes de negocios, gestión de actividades de capacitación y entrenamiento, programas de salud, gestión de programas desarrollo personal y planes de carrera, gestión de expatriados, asistencia en procesos de reubicación e inmigración, obtención de permisos de trabajo, gestión de permisos y autorizaciones para acceder a herramientas del grupo), desarrollo de proyectos, concursos, socialización de políticas, proyectos, programas, resultados, cambios organizacionales, la realización de análisis estadísticos, comerciales, estratégicos, financieros, sociales, técnicos y la implementación de estrategias comerciales, organizacionales, la cooperación con investigaciones de autoridades y procesos judiciales; actividades todas éstas que están ligadas con el cumplimiento del objetivo comercial de ECOPROCESAMIENTO y/o de contratos suscritos con los Titulares.

3. FORMA DE OBTENCIÓN Y DATOS SUMINISTRADOS. ECOPROCESAMIENTO podrá pedir expresamente a los Titulares o recolectar los datos que sean necesarios para cumplir la finalidad de la Base de Datos, los cuales son -entre otros- su nombre y apellidos, número de identificación, fecha de nacimiento (o aquellos del representante legal o funcionarios de los clientes o proveedores personas jurídicas), datos biométricos, dirección de correspondencia, teléfono de contacto, correo electrónico, nombre del punto de venta en el cual fue atendido, de sus establecimientos de comercio, experiencia, antecedentes comerciales, judiciales, relaciones comerciales y familiares con otras compañías o con entidades públicas, lugar de trabajo, referencias e historia laboral, necesidades e intereses. Los datos podrán ser suministrados explícitamente a ECOPROCESAMIENTO mediante formatos de ingreso o vinculación, recolectados personalmente a través de sus empleados, prestadores de servicios o representantes comerciales, obtenidos mediante consulta a terceros que administren bases de datos, o recolectados en las operaciones de análisis de mercado, de grupos objetivo, adquisición de los productos o servicios que son ofrecidos por ECOPROCESAMIENTO, o de los comportamientos de los Titulares como reclamaciones, solicitudes de cotización, encuestas, propuestas, ofertas, solicitudes de empleo, de participación en proyectos, programas, eventos, entre otros. En cualquier caso, los Titulares se comprometen a que la información entregada con relación a sus datos personales es veraz y verificable por lo que ECOPROCESAMIENTO se reserva la posibilidad de eliminar la información que no cumpla con estas condiciones de sus bases de datos y en todo caso sin requerir autorización del Titular respectivo.

ECOPROCESAMIENTO no recopilará datos considerados como Datos Sensibles según lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, como por ejemplo, datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, datos relacionados con la salud, vida sexual.
Sin embargo, ECOPROCESAMIENTO capta datos biométricos, considerados como datos sensibles, dentro del marco de la ley 1581 de 2012.

4. AUTORIZACIÓN PARA RECOLECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Mediante el suministro voluntario de alguno de los datos personales en la forma señalada en el numeral anterior, y/o la autorización expresa verbal o por escrito, el Titular autoriza expresa o inequívocamente a ECOPROCESAMIENTO para recolectar datos personales y cualquier otra información que suministre, así como para realizar el tratamiento sobre sus datos personales, de conformidad con esta Política de Privacidad y la ley.

5. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES ALMACENADOS EN LAS BASES DE DATOS DE ECOPROCESAMIENTO. ECOPROCESAMIENTO solo usará, procesará y circulará los datos personales y otra información de los Titulares para las finalidades descritas y para los tratamientos autorizados en esta Política de Tratamiento de Datos Personales o en las leyes vigentes. En adición a lo mencionado en otras cláusulas, el Titular expresamente autoriza a ECOPROCESAMIENTO para la recolección, uso y circulación de sus datos personales y otra información para los siguientes propósitos y en las siguientes circunstancias: i) Establecer comunicación entre ECOPROCESAMIENTO y los Titulares para cualquier propósito relacionado con las finalidades que se establecen en la presente política, ya sea mediante llamadas, mensajes de texto, correos electrónicos y/o físicos. ii) Efectuar o implementar la adquisición u oferta de productos o servicios por parte de ECOPROCESAMIENTO iii) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias comerciales y aumentar y/o mejorar los Productos y Servicios que ofrece ECOPROCESAMIENTO. iv) Combinar los datos personales con la información que se obtenga de otros aliados o compañías o enviarla a los mismos para implementar estrategias comerciales conjuntas. v) Auditar, estudiar y analizar la información de la Base de Datos para diseñar estrategias de abastecimientos. vi) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para diseñar, implementar y desarrollar, programas, proyectos y eventos, vii) Auditar, estudiar, analizar y utilizar la información de la Base de Datos para la socialización de políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales, viii) Suministrar datos personales de los Titulares a las sociedades subsidiarias, filiales o afiliadas a ECOPROCESAMIENTO dentro o fuera del territorio nacional, aliados estratégicos o a otras sociedades o personas que ECOPROCESAMIENTO encargue para realizar el procesamiento de la información y cumplir con las finalidades descritas en la presente Política. ix) Suministrar la información y datos personales de los Titulares a aliados estratégicos para que estos contacten a los Titulares para ofrecerles bienes y servicios de su interés, recibir ofertas de los Titulares, invitar a la participación en programas, proyectos eventos, socializar políticas, proyectos, programas, resultados y cambios organizacionales. x) Realizar calificación de riesgo jurídico comercial y de seguridad. xi) Cuando la información deba ser revelada para cumplir con leyes, regulaciones o procesos legales, para asegurar el cumplimiento de los términos y condiciones, para detener o prevenir fraudes, ataques a la seguridad de ECOPROCESAMIENTO o de otros, prevenir problemas técnicos o proteger los derechos de otros como lo requieran los términos y condiciones o la ley. xii) Los demás descritos en la presente política o en la Ley.

6. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN PARA NUEVOS USOS. ECOPROCESAMIENTO podrá solicitar autorización de los Titulares para el uso o circulación de sus datos o información para propósitos diferentes a los expresados en la presente Política de Privacidad y en los Términos y Condiciones, para lo cual publicará los cambios en la presente Política de Privacidad en su página web www.holcim.com.co o en cualquier medio público que estime conveniente según el caso.

7. INFORMACIÓN Y DATOS DE MENORES DE EDAD. De conformidad con lo previsto en la presente política, ECOPROCESAMIENTO solamente usará, almacenará y realizará tratamiento de datos personales de menores de edad que sean hijos, descendientes o que dependan o estén a cargo de los empleados o contratistas de ECOPROCESAMIENTO, y que sean de naturaleza pública. La finalidad de dicho tratamiento será únicamente la de planear y realizar actividades relacionadas con el bienestar personal y familiar de los empleados y los menores. Para tales efectos, ECOPROCESAMIENTO tendrá en cuenta el respeto y prevalencia de los derechos de los menores, su interés superior y sus derechos fundamentales.

8. ALMACENAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El Titular autoriza expresamente a ECOPROCESAMIENTO para que este lo almacene de la forma que considere más oportuna y cumpla con la seguridad requerida para la protección de los datos de los Titulares, lo cual incluye su almacenamiento directamente o a través de encargados que se encuentren dentro o fuera del territorio nacional.

9. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES Y OTRA INFORMACIÓN. Las medidas de seguridad con las que cuenta ECOPROCESAMIENTO buscan proteger los datos de los Titulares en aras de impedir su adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados. Para ello, ECOPROCESAMIENTO de forma diligente implementa medidas de protección humanas, administrativas y técnicas que razonablemente están a su alcance para efectos de minimizar los riesgos en cualquier uso indebido de sus bases de datos. El Titular acepta expresamente esta forma de protección y declara que la considera conveniente y suficiente para todos los propósitos.

10. DERECHOS DE LOS TITULARES. ECOPROCESAMIENTO informa a los Titulares que, conforme a la legislación vigente, estos tienen el derecho de conocer, actualizar, rectificar su información, y/o revocar la autorización para su tratamiento. En particular, son derechos de los Titulares según se establece en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012: a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales b) Solicitar prueba de la autorización otorgada c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

a. Área encargada de peticiones, consultas y reclamos. El área encargada de atender las peticiones, consultas y reclamos de los Titulares para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos y revocar su autorización, es el Área de Comunicaciones Corporativas de ECOPROCESAMIENTO, cuando se trate de Clientes, el área encargada de este particular será el Área de Mercadeo, a través de los email mencionados en la Sección 1. de la presente Política.

b. Procedimiento para ejercer sus derechos. En caso de que desee ejercer sus derechos, el Titular deberá enviar un correo electrónico o físico a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad. El procedimiento que se seguirá para dichas comunicaciones, serán los que se indican a continuación:

c. Peticiones y Consultas Sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes deseen consultar la información que reposa en la base de datos, ECOPROCESAMIENTO responderá la solicitud en plazo de máximo diez (10) días. En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al Titular se le expresará los motivos de la demora y se le señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual no podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

d. Revocación de autorización, retiro o supresión de la Base de Datos y reclamos Sobre Datos Personales. Cuando el Titular de los datos o sus causahabientes consideren que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante ECOPROCESAMIENTO, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a ECOPROCESAMIENTO con la identificación de los Titulares, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y se anexarán los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, ECOPROCESAMIENTO podrá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que ECOPROCESAMIENTO no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al Titular, con lo cual quedará relevada de cualquier reclamación o responsabilidad por el uso, rectificación o supresión de los datos. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al Titular los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El retiro o supresión no procederá cuando exista un deber contractual, legal de permanecer en la base de datos de ECOPROCESAMIENTO, como, por ejemplo, para el cumplimiento de deberes contables, tributarios, comerciales o jurídicos o por orden de autoridad judicial o administrativa

10. CONTACTO. Cualquier duda o información adicional será recibida y tramitada mediante su envío a las direcciones de contacto establecidas en la presente Política de Privacidad.

11. PERÍODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS. Los datos personales incorporados en la Base de Datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir sus finalidades y para permitirle a ECOPROCESAMIENTO el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales.

12. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE PRIVACIDAD. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante la publicación en nuestros portales web.

13. LEGISLACIÓN VIGENTE. La legislación nacional vigente en materia de protección de datos personales está contenida en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, la Circular 02 de la Superintendencia de Industria y Comercio de noviembre de 2015 y las normas que las modifiquen o complementen.